Dosen
:
No. Kelompok
Henni
Indrayani SE. MM. 3
MANAJEMEN SUMBER DAYA
MANUSIA
ANALISIS JABATAN
Nama
kelompok:
Badriatul Wahidah
Kherul Rohman
Rizka Maulita
Saleh Rifai
JURUSAN
MANAJEMEN
FAKULTAS
EKONOMI DAN ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS
SULTAN SYARIF KASIM RIAU
PEKANBARU
2016
KATA
PENGANTAR
Assalamu’alaikumwarahmatullahi wabarakatuh.
Alhamdulillahirabbil’alamin, Segala
puji bagi Allah yang telah memberikan kemudahan
dalam menyelesaikan makalah ini
yang berjudul “Analisis Jabatan”
Makalah ini disusun agar pembaca dapat
mengetahui tentang “Analisis
Jabatan”
yang
kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Makalah ini di susun
oleh penulis dengan berbagai rintangan baik itu yang datang dari diri penyusun
maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan pertolongan dari
Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Tak lupa pula kami
mengucapkan terima kasih kepada Dosen
Pembimbing dan teman-teman yang telah
memberi kontribusi baik secara langsung mupun tidak langsung.
Semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada
khususnya, penulis menyadari bahwa
dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari sempurna untuk itu penulis menerima
saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan kearah yang lebih baik.
Akhir
kata penulis mengucapkan terima kasih.
Pekanbaru, 17 Oktober 2016
i
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR......................................................................................... i
DAFTAR
ISI........................................................................................................ ii
BAB
1 PENDAHULUAN
1.1.Latar belakang................................................................................................... 1
1.2.Rumusan masalah.............................................................................................. 1
BAB
2 PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Analisis Jabatan.............................................................................. 3
2.2. Tujuan Analisis Jabatan.................................................................................... 3
2.3. Manfaat Analisis Jabatan.................................................................................. 5
2.4. Metode dan Prosedur Analisis Jabatan.....................................................
5
2.5. Informasi Analisis Jabatan................................................................................ 7
2.6. Pengertian Spesifikasi Jabatan.......................................................................... 7
2.7. Pengertian Deskripsi Jabatan..................................................................... 7
2.8. Manfaat Deskripsi Jabatan........................................................................ 8
2.9. Contoh Deskripsi dan Spesifikasi 10
BAB 3 PENUTUP
3.1.Kesimpulan................................................................................................ 11
3.2.Saran.......................................................................................................... 11
Daftar pustaka..................................................................................................... 12
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar
Belakang
Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang
ada. Posisi pekerjaan yang ada bisa diketahui lewat lowongan-lowongan
perusahaan. Departemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk
memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan
desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.
Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi, organisasi harus memahami dan
menyerasikan permintaan kerja dan individu. Hal ini disebut analisis jabatan
atau analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian, pelatihan, penilaian
kinerja, dan kegiatan sumber daya manusia lainnya. Sebagai contoh, evaluasi
penyelia pada pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan
kerja. Pada perusahaan kecil, manajer garis mungkin melaksanakan analisis
jabatan, tapi biasanya pekerjaan selesai oleh seorang profesional sumber daya
manusia. Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai departemen manajemen
kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.
1.2.Rumusan
Masalah
1.2.1. Apa pengertian dari Analisis Jabatan ?
1.2.2. Apa tujuan dari Analisis Jabatan ?
1.2.3. Apa manfaat dari Analisis Jabatan ?
1.2.4. Bagaimana metode dan prosedur Analisis Jabatan ?
1.2.5. Apa informasi dari Analisis Jabatan ?
1.2.6. Apa pengertian dari Spesifikasi Jabatan ?
1.2.7. Apa pengertian dari Deskripsi Jabatan ?
1.2.8. Apa manfaat dari Deskripsi Jabatan ?
1.2.9. Bagaimana contoh Spesifikasi dan Deskripsi dari suatu
perusahaan ?
1.3.Tujuan
Penulisan
1.3.1. Untuk mengetahui pengertian dari Analisis Jabatan
1.3.2. Untuk mengetahui tujuan dari Analisis Jabatan
1.3.3. Untuk mengetahui manfaat dari Analisis Jabatan
1.3.4. Untuk mengetahui metode dan prosedur Analisis Jabatan
1.3.5. Untuk mengetahui Informasi dari Analisis Jabatan
1.3.6. Untuk mengetahui pengertian dari Spesifikasi Jabatan
1.3.7. Untuk mengetahui pengertian dari Deskripsi Jabatan
1.3.8. Untuk mengetahui manfaat dari Deskripsi Jabatan
1.3.9. Untuk mengetahui contoh Spesifikasi dan Deskripsi dari
suatu perusahaan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
dari Analisis Jabatan
Armstrong
(2009:444) berpendapat bahwa: Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan,
penganalisisan, dan penyusunan informasi tentang isi pekerjaan dalam rangka
memberikan dasar bagi sebuah deskripsi pekerjaan dan data untuk perekrutan, pelatihan,
evaluasi kerja, dan manajemen kinerja. Analisis pekerjaan berkonsentrasi pada
apa yang diharapkan para pekerja untuk lakukan.
Pynes
(2004:168) menyatakan : Rekrutmen merupakan proses menarik kandidat yang
memenuhi syarat untuk melamar posisi yang kosong dalam sebuah organisasi.
Seleksi merupakan tahap akhir dari proses rekrutmen, ketika keputusan dibuat
siapa yang akan dipilih untuk posisi kosong yang tersedia.
Menurut
Dubois (2004:5-6) : Secara tradisional, analisis pekerjaan (proses identifikasi
pekerjaan yang dilakukan karyawan) merupakan dasar bagi kegiatan departemen
SDM.
Jadi
pengertian analisis jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan
keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk
menjalankan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi.
Analisis
jabatan dapat dikelompokkan menurut jenisnya antara lain: a. analisis jabatan
untuk syarat fisik dan mental, b. analisis jabaan untuk menentukan
langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan suatu pekerjaan kepada
karyawan, c. analisa jabatan untuk menilai masing-masing jabatan dalam suatu
badan usaha sehingga dapat ditentukan tingkat upahyang akan diberikan, d.
analisa jabatan untuk mempermudah cara kerja karyawan dalam jabatan tertentu
yang diembannya.
2.2. Tujuan
dari Analisis Jabatan
Beberapa tujuan analisis jabatan menurut Dale Yoder
antara lain :
a. Determining qualification, required of job holders
(menenukan kualifikasi yang diperlukan pemegang jabatan)
b. Providing guidance in recruitmen and selection
(melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai)
c. Evaluation current employees for transfer or promotion
(mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan)
d. Establishing requirements for training programs
(menetapkan kebutuhan untuk program).
e. Setting wage and salary levels and maintaning
fairness in wage and salary
administration (menenukan tingkat gaji, upah dan pemelihraan administrasi upah
dan gaji).
f. Judging the merits of grievances that question
assignment and compensation (menilai keluhan-keluhan yang mayoriti masalah
keadilan dan kompensasi).
g. Establishing responsibility, accountability,and
authority (menetapkan tanggung jawab,pertanggung jawaban, dan otoritas).
h. Providing essential guides in the establishment of
production standard (menetapkan pola yang esensial dalam penetapan standar
produksi).
i.
Providing clous
for work simplication and metode improvement (menyediakan petunjuk untuk
peningktan metode dan penyederhanaan kerja).
Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan
spesifikasi jabatan, memiliki kegunaan lain, yaitu :
1. Pengadaan tenaga kerja. Spesifikasi jabatan merupakan
standar personalia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja.
Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentuk prosedur seleksi
nantinya.
2. Pelatihan. Isi uraian dan pekerjaan dapat digunakan
sebagai dasar untuk mengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan
dan pengembangan sumber daya manusia.
3. Evaluasi kinerja. Persyaratan-persyaratan dan uraian
jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalm
pemberian kompensasi yang layak.
4. Penilaian prestasi. Untuk menentukan apakah pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabatan akan sangat membantu
untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
5. Promosi dan transfer pegawai. Informasi dan data
pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar progrsm
promosi dan transfer pegawai.
6. Organisasi. Informasi data yang dimiliki dapat pula
membantu manajemen untuk mengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran organisasi
tercapai. Hal ini untuk mengindikasikan ada tidaknya yang perlu diubah dalam
suatu organisasi.
7. Induksi. Uraian jabatan sangat berguna, terutama pada
pegawai baru, untuk tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada
pegawai baru tentang pekerjaan yang hharus dilakukan.
8. Konsultasi. Informasi jabatan akan bermanfaat bagi
pemberian konsultasi baik yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi
merasa tidak sesuai dengan jabatan yang ada sekarang.
2.3. Manfaat
analisis jabatan
Hasil
dari analisis sering kali dinyatakan dalam bentuk uraian tertulis yaitu
mengenai deskripsi jabatan spesifikasi jabatan. Pernyataan tersebut merupakan
data penting yang dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam analisis
jabatan. Informasi yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat dimanfaatkan
untuk:
A.
Menentukan
klasifikasi pekrjaan
B.
Membantu
mengukur, memperkirakan, dan menentukan kompensasi
C.
Memberi pedoman
dalam pemberian tugas
D.
Membantu proses
pemindahan pekerjaan
E.
Memberikan
penggolongan jabatan sehingga memudahkan pekerjaan
F.
Untuk
mendapatkan karyawan yang tepat yang mampu mencapai tujuan perusahaan.
G.
Sebagai dasar
untuk pemberiaan induksi dan orientasi kepada karyawan yang baru.
2.4. Metode
dan Prosedur Analisis pekerjaan
2.4.1.
Metode Analisis Jabatan
A.
Kuesioner
Kuesioner
biasanya bisa digunakan dengan cepat dan eknomis. Analisis pekerjaan bisa
memberikan koesioner terstrukur kepada para karyawan yang mengidenifaksi tugas
yang mereka jalankan. Beberapa karyawan cendrung membesar-besarkan signifikasi
dari tugas-tugas mereka,mengemukakan lebih bnyak tanggung jawab dari pada yang
sesungguhnya ada.
B.
Observasi
Analisis
pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Metode ini
digunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai pekrjaan-pekrjaan yang
menekankan keerampilan manual, seperti operator mesin. Metode ini bisa jugak
membantu analisis mengidentifikasi kesalingerhubungan antara tugas-tugas fisik
dan tugas-tugas mental. Mengamati analis financial dalam bekerja tidak akan
mengungkap banyak hal mengenai persyaratan pekrjaan tersebut.
C. Wawancara
Analisis
mewaancarai karyawan dahulu untuk membantunya mendeskripsikan tugas-tugas yang
dikerjakan. Analisi ini biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh
informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh
dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.
D. Catatan karyawan
Dengan
metode ini masalah dimana para karyawan membesar-besarkan peningnya pekrjaan
mungkin dapat diatasi, pemahamam yang berharga mengenai pekrjaan-pekerjaan
berspesialisasi tinggi, seperti trapis rekreasional.
E. Deskriptis Naratif
Merupakan
metode pecatatan apa yang dikerjakan setiap hari, setiap waktu yang digunakan,
dan akhir pekerjaan dll. Selama berlangsungnya pekerjaan. Keuntungan dari
metode ini antara lain: (A). keuntungan waktu bagi analisis dalam mengumpulkan
informasi mengenai jumlah dan beban dalam pekrjaan. (B). karyawan dapat menulis
dalam buku catatan berbagai tugas rutin tanpa menginterperstasikan
pertanyak’an. (C). Metode ini tidak menimbulkan keengganan karyawan untuk
berpartisipasi dalam wawancara pekrjaan.
Kerugian
dari metode antara lain: (A). Tidak ada kontrak pribadi antara analis dan
karyawan. (B). Karyawan dapat menduga bahwa tujuan dari catatn harian adalah
penelitian tentang waktu yang di pakai oleh manajemen untuk standar produksi.
(C). Hanya terbatas untuk pekerjaan rutin dan berulang.
2.4.2.
Prosedur Analisis Jabatan
Dalam penetapan tujuan-tujuan analisis jabatan, kita dapat menentukan
prosedur yang harus diikuti dalam program analisis jabatan, dengan maksud agar
tujuan organisasi tercapai. Adapun prosedur yang biasa dilakukan oleh manajemen
adalah :
a.
Perencanaan,
dimana perencanaan ini dilakukan oleh staf ahli atau panitia khusus intern dan
ahli ekstern yang ditunjuk.
b.
Penjelasan,
penjelasan di sini yaitu membuat garis-garis besar tentang langkah-langkah yang
harus diikuti oleh para karyawan mengenai tujuan analisis jabatan dan metode
analisis jabatan
c.
Pelaksanaan,
dimana dalam pelaksanaannya analisis jabatan harus memperhatikan saran-saran,
memahami tugas, mengenal kekuatan dan kelemahan setiap metode yang dipergunakan
dalam pendekatan
2.5 Informasi Analisis Jabatan
Menurut
Robert E. Sibson, bidang-bidang penting yang harus diselidiki dalam I nfromasi
jabatan antara lain :
a.
Tujuan pokok
jabatan
b.
Cara
menyelesaikan pekerjaan. Yang mengandung pertimbangan atas faktor-faktor
sebagai berikut : 1. Tugas-tugas khusus yang dilakukan, 2. Teknik-teknik yang
dipergunakan, 3. Jenis dan luasnya pengawasan, 4. Frekuensi dan cara pekerjaan
itu diperiksa, 5. Luasnya pekerjaan mempengaruhi pekerjaan orang lain, 6.
Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang dipergunakan.
c.
Urutan bagaimana
macam-macam tugas itu dialkukan
d.
Pengaruh jabatan
terhadap pelaksanaan pekerjaan itu
e.
Peunjuk tentang
pentingnya masing-masing tugas dalam keseluruhan jabatan
f.
Keadaan atau
suasana pada saat pekerjaan itu dilakukan
2.6. Pengertian spesifikasi jabatan
Spesifikasi
jabatan adalah suatu daftar dari tuntunan manusiawi suatu jabatan, yaitu:
pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dari proses
analisis jabatan. Dalam mengembangkan spesifikasi jabatan, perlu
mempertimbangkan semua elemen pengeahuan, kemampuan, kecakapan, dan cirri-ciri
lainnya. Dalam pencatatan deskripsi jabatan, informasi bisa datang dari
kombinasi kinerja jabatan individu, penydia, atau perencanaan jabatan dan
pelatihan analis jabatan.
2.6 Pengertian deskripsi jabatan
Pengertian
deskripsi jabatan menurut para ahli:
Ø Armstrong (2009;444) menyatakan bahwa: pejabat perlu
untuk melakukan kegiatan, pekerjaan, atau tugas. Pemegang jabatan memiliki
perspektif dan tidak fleksibel. Pejabat lebih peduli dengan tugas dari pada
hasil dan tugas yang ditampilkan dari pada kompetensi yang dibutuhkan untuk
melakukan (kompeensi teknis meliputi pengetahuan dan keterampilan serta
kompetensi prilaku).
Ø Dubois (2004;6), Deskripsi pekrjaan dan spesifikasi
jabatan, pada gilirannya merupakan kunci untuk fungsi-fungsi SDM seperti
rekrutmen karyawan,seleksi, pelatihan, dan manajemen kinerja. Permasalahan
dalam deskripsi kerja tradisional adalah bahwa ditulis hanya untuk hanya untuk
menjelaskan kegiatan pekerjaan yang mapan,yang seharusnya untuk melakukan, dan
tidak menjelaskan dalam dalam menggabarkan hasil pekrja yang terukur, atau
hasil yang memenuhi persyaratan untuk keberhasilan organisasi.
Ø Pynes (2004:153-154), Deskripsi pekrjaan merupakan
ringkasan dari fitur yang paling penting dari pekerjaan. Ini menyatakan sifat dari
pekerjaan yang terlibat dan memberkan informasi tentang tugas, tanggung jawab,
dan konteks. Informasi yang biasanya di temukan dalam deskripsi pekerjaan
meliputi jabatan, pekerjaan keluarga, laporan tugas, hubungan pelaporan dan
indicator konteks pekerjaan.
Jadi,
Deskripsi jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan
laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan-jabatan produk
dari analisa jabatan.
Faktor-faktor deskripsi jabatan itu harus diorganisasi dalam sejumlah
informasi agar bermanfaat. Urutan yang disarankan meliputi isi suatu jabatan,
antara lain :
a.
Identifikasi
Jabatan
b.
Sifat Jabatan
c.
Ringkasan
Jabatan
d.
Persyaratan
Jabatan
e.
Supervisi
f.
Hubungan Jabatan
2.7 Manfaat deskripsi jabatan
1.
Memberikan pedoman ( aturan) terperinci untuk pencarian dan penyaringan
pekerja.
2.
Memberikan gambaran garis besar mengenai kesempatan kerja, dan dengan demikian
bermanfaat dalam penyuluhan dan nasehat jabatan. Termasuk nasehat untuk orang
tua dan orang-orang cacat.
3.
Memberikan dasar untuk program latihan.
4.
Memberikan saran untuk penguraian jabatan, menunjukkan jabatan yang sesuai bagi
pekerja yang tepat bagi pekerja yang mempunyai kecakapan khusus hingga dapat
dimanfaatkan dengan baik.
5.
Memberikan saran untuk penyederhanaan pekerjaan, khususnya andaikata deskripsi
jabatan itu paralel dengan kajian gerakan dan waktu.
6.
Memberikan sistem penilaian jabatan dalam administrasi upah dan gaji, perbandingan-perbandingan
relatif mengenai bermacam-macam jabatan dapat disusun berdasarkan deskripsi
jabatan tersebut.
7.
Membantu memperbaiki semangat kerja dengan cara mempengaruhi pekerja itu
mengenai pentingnya jabatan dan membantu menetapkan kompensasi yang adil.
8.
Deskripsi jabatan penting dalam perencanaan perubahan dalam organisasi dan
reorganisasi.
9.
Membantu memperbaiki adminisrasi dan supervisi dan hubungan-hubungan jabatan
terhadap jabatan.
10.
Bermanfaat dalam program keselamatan, menunjukkan tindakan-tindakan yang
berbahaya, dan menyarankan perubahan dalam pelaksanaan.
11.
Para pimpinan organisasi dapat memanfaatkan deskripsi jabatan tersebut, karena
deskripsi jabatan tersebut berguna senagai dasar untuk mengadakan evaluasi
jabatan, menetapkan standar hasil pekerjaan, menilai hasil pekerjaan personalia
perseorangan, dan menganalisa pemanfaatan tenaga kerja, lebih jauh, deskripsi jabatan itupun berguna sebagai alat
rekayasa manajemen.
2.8. Contoh
Spesifikasi dan Deskripsi Jabatan di suatu Perusahaan
PERUSAHAAN
CV SAKTI PERLINDUNGAN
Spesifikasi
Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer
Kode Jabatan :
R-239
Tanggal
: 2 Okober 2014
Penyusun : Syachril R.A
Departemen : Divisi Administrasi
Lokasi
: Jongjolong 22 Bandung
Persyaratan
Pekerjaan
Pendidikan : Akademi Komputer, menguasai komputer,
mempunyai keterampilan dalam menggunakan
computer, dan memprogram computer.
Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang computer
Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan
pekerjaan dan mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melakukan
tugas-tugas berat.
Persyaratan Mental : Jujur, inisiatif dan kreatif,
dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisis dan membuat berbagai
output informasi yang bermutu tinggi.
Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMTA
mampu berkomunikasi efektif llisan maupun tertulis, vertical dan horizontal
dala perusahaan.
Kondisi Kerja : Baik, 75 % duduk diatas kursi yang
nyaman, tenang, dan dalam ruangan yang ber-AC
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Jadi pengertian analisis jabatan adalah proses sistematis untuk
menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang
dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dalam suatu organisasi.
Spesifikasi
jabatan adalah suatu daftar dari tuntunan manusiawi suatu jabatan, yaitu:
pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dari proses
analisis jabatan.
Deskripsi
jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan,
kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan-jabatanproduk dari
analisa jabatan.
3.2. Saran
Dari tugas makalah ini, banyak
hal yang dapat kita pelajari. Seperti halnya yang sudah kami harapkan dan
sampaikan pada kata pengantar tugas makalah ini, yaitu semoga dengan
terselesaikannya makalahh ini dapat menambah wawasan kita dan peahaman kita
mengenai Analisis Jabatan.
Serta harapan dengan mempelajari Analisis
Jabatan maka kita bisa mengetahui kegunaan dan manfaat dari analisis jabatan,
spesifikasi jabatan, dan deskripsi jabatan. Semoga kita lebih memahami apa itu
analisis jabatan.
DAFTAR PUSTAKA
Rachmawati,
Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Yogyakarta : Penerbit ANDI
Suwatno
dan Donni Juni Priansa. 2011. Manajemen
SDM dalam Organisasi Publik dan Bisnis. Bandung : Penerbit ALFABETA
Mondy,
R. Wayne. 2008. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Jakarta : Penerbit Erlangga
Tidak ada komentar:
Posting Komentar